10 Nov Pianificare è divino

Procrastinazione? No, grazie!

Tutti abbiamo 24 ore, perché alcuni le sanno far fruttare più di altri? Insomma sicuramente il Dalai Lama, Oprah, Bill Gates, Richard Branson e Marissa Mayer non hanno ora in più a loro disposizione. Come fanno allora a fare tuto?

Chi ha tempo non aspetti tempo recita un popolare proverbio, ma perché allora alcuni di noi spesso si trovano schiacciati da una serie di incombenze e priorità mentre altri riescono a organizzare la giornata in modo semplice? La parola chiave sta proprio nel termine organizzare.

Troppo spesso ci preoccupiamo di riempire la nostra agenda di appuntamenti e progetti senza tenere conto delle attività collaterali che portano alla buona riuscita di quel dato appuntamento o progetto o di eventuali imprevisti che possono rallentare la nostra giornata. Troppo spesso rimandiamo attività che ci pesano e/o non ci piacciono; la procrastinazione è uno dei nostri peggiori nemici, ci fa percepire gli impegni come enormi anche quando in realtà sono delle dimensione di un granello di sabbia. Tutto questo aumenta la nostra frustrazione e ci porta a vivere male il nostro lavoro.

Come possiamo fare, allora,a scoprirci soddisfatti a fine giornata?

La parola d’ordine è pianificare. Per esempio la domenica faccio una pianificazione della settimana entrante, ogni sera (oppure ogni mattina, come preferite)  faccio un recap, controllo che non ci siano nuove priorità e aggiusto il tiro. Il segreto della perfetta to do list è non inserire più di tre impegni principali e non più di tre impegni secondari. Troppo spesso riempiamo pagine di attività da fare in una giornata, tante che nemmeno il gira tempo di Hermione Granger ci permetterebbe di cancellarli tutti, spesso nemmeno la metà. Cosa succede allora? Torniamo a casa insoddisfatte e con l’idea di non aver lavorato abbastanza, poco importa cosa abbiamo fatto, quello che non abbiamo fatto pesa sempre di più!

Ricordati infine di dedicare del tempo per te. Trova il tempo per un tea, per una chiacchierata con un’amica, per una passeggiata, per un massaggio, per lo sport, quello che vuoi. Mettilo in agenda.

Conosci il metodo GTD?

Si tratta di un metodo ideato da David Allen, GTD è l’acronimo di Getting Things Done, che in italiano significa Detto  Fatto,  un programma, adottabile in diversi ambiti della quotidianità che, se applicato con costanza permette di organizzarsi meglio e in modo più facile e veloce.  In pratica devi farti la domanda: per fare questa cosa (che sia lavorativa o meno) ci metto più di due minuti? Se la risposta è positiva, bene, allora falla! In caso contrario crea un metodo che ti permetta di smaltirla in modo rapido. Per esempio nomina delle cartelle come urgenti, importanti, con calma. Ovviamente quando inizi a lavorare parti dalle prime e segui lo schema.  Alla fine della tua giornata assicurati che le urgenze siano smaltite, le altre cartelle contengono attività meno prioritarie di conseguenza le gestirai con più semplicità.

Secondo quanto detto dal principio di Pareto (regola 80/20) l’80% dei tuoi successi arriva dal 20% dei tuoi sforzi. Ricordatelo sempre.

Inoltre la legge di Parkinson enuncia come più ti dai del tempo per fare una cosa, più ci metterai tempo. Prova a fare questo esercizio, al momento di fissare una deadline, dimezzala e datti un 50% di cuscinetto. Per esempio, se valuti di fare una certa attività in due settimane prova a farla in una ma tieniti tre giorni di margine. Nel peggiore dei casi avrai risparmiato tre giorni.

In ogni caso lavora sempre per urgenza non per importanza. Che differenza c’è? Semplice, l’urgenza è tutto ciò che incide positivamente sul tuo fatturato! Sappiamo tutti che è più facile svolgere per prime le attività divertenti ma, ahimè è meglio concentrarsi prima su ciò che spesso ci risulta ostico me che ci permette di incrementare i nostri guadagni.

Last but not least, scrivi sempre tutto in un posto solo, non avere mille agende, è solo una dispersione di tempo e rischi di dimenticarti qualcosa. Scegli quale è il prodotto più adatto a te, agenda cartacea? Google calendar (o simili)? Planner? Bullet Journal? Scopri quale è quello che più si addice a te e utilizza sempre e solo quello

 Vuoi qualche app che possa aiutarti?

Toggl ti permette di tenete traccia del tempo impiegato per ogni attività

Asana ti aiuterà a creare un metodo con tanto di dead line e avvisi

Trello è un planner on line dove creare schede e caricare file anche in condivisione

Vuoi trovare l’agenda perfetta?

Ti segnalo tre opzioni che oltre, alla versione a pagamento, offrono delle alternative gratuite:

Passion Planner, un planner completo, scaricabile gratuitamente dal sito in cambio di una condivisione social.

Insplagenda, io ho preso il webbiz organizer che trovo geniale (ma è solo la mia opinione). Basta registrarsi per avere accesso a diversi plug in.

Bullet Journal, qui ti basta un quaderno, scegli tu dimensione, colore, righe, quadretti, quello che ti piace e sbizzarisciti. Su Facebook trovi gruppi e tantissime pagine di maniaci del BuJu con cui confrontarti e scoprire quale è il metodo più adatto a te, se hai dubbi o ti serve inspirazione fai una ricerca su Pinterest, ti si aprirà un mondo!

Tutto quanto riportato in questo articolo è frutto di un fortunato incontro con  Sara Ronzoni – Opere Geniali